Klant betaalt niet: het stappenplan voor debiteurenbeheer dat je cashflow beschermt

Een openstaande factuur is geen omzet, het is een lening aan je klant zonder rente. Zolang het geld niet op je rekening staat, kun je er geen salarissen, huur of btw van betalen. Voor veel MKB-bedrijven en accountantskantoren is daarom niet de verkoop het grootste cashflowprobleem, maar de tijd tussen factuur en betaling.

Het goede nieuws: de route die je volgt als een klant niet betaalt is grotendeels vastgelegd. Zowel de Kamer van Koophandel als Ondernemersplein beschrijven een vaste volgorde. In dit artikel zetten we die stappen op een rij, geven we aan waar de wet je ruimte geeft en waar je verplichtingen hebt, en laten we zien hoe je dit koppelt aan je liquiditeitsplanning.

Waarom debiteurenbeheer een cashflowvraagstuk is

Je betaalt je eigen kosten meestal op vaste momenten, terwijl klanten betalen wanneer het hen uitkomt. Het verschil tussen die twee ritmes heet het werkkapitaalgat. Hoe groter je bedrijf, hoe meer euro’s er in dat gat vastzitten. Wie nooit meet hoe lang klanten gemiddeld over een betaling doen, ziet het pas als de bankrekening leeg is.

Stap 1 en 2: bellen en een betalingsherinnering sturen

Persoonlijk contact werkt volgens Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad) vaak het best. Vraag of de dienst of het product naar wens was en of de factuur klopt. Zo ontdek je snel of er een inhoudelijk bezwaar is of dat de factuur simpelweg is blijven liggen. Maak aantekeningen van elk gesprek; die heb je later nodig als het misgaat.

Lukt bellen niet, of is je klantenbestand te groot, dan volgt de betalingsherinnering. Die verstuur je enkele dagen nadat de betalingstermijn is verstreken. Vermeld daarin dat je wettelijke rente in rekening brengt als er niet alsnog betaald wordt. Houd de toon zakelijk en kort: de herinnering is een eerste formele stap, geen ruzie.

Stap 3: de aanmaning, en wanneer die verplicht is

Of je een aanmaning moet sturen hangt af van wie je klant is. Is je klant een particuliere consument, dan ben je verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Een betalingsherinnering telt daarbij al als kosteloze aanmaning. Is je klant een bedrijf, dan is dat niet verplicht en kun je de incassoprocedure volgen die in je algemene voorwaarden (opent in een nieuw tabblad) staat.

Een goede aanmaning, ook wel sommatiebrief genoemd, bevat de volgende onderdelen:

• Een verwijzing naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en je betalingsherinnering.
• Een betalingstermijn van 14 dagen.
• Een duidelijke melding dat je incassokosten en juridische stappen in gang zet als er niet betaald wordt.

Verstuur de aanmaning per post en per mail, en bewaar kopieën. Wil je zeker weten dat de brief aankomt, verstuur hem dan aangetekend met ontvangstbevestiging. Dan kan je klant later niet beweren dat hij niets heeft ontvangen.

Wettelijke rente, incassokosten en verjaring

Betaalt een klant te laat, dan mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Hoe de betaaltermijn, de incassokosten en de rente precies zijn geregeld, staat uitgelegd op de pagina betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente (opent in een nieuw tabblad). Controleer daar de actuele percentages en voorwaarden voordat je een brief verstuurt, want die kunnen wijzigen.

Let ook op verjaring. Een factuur aan een zakelijke klant verjaart vijf jaar na afloop van de betalingstermijn. Bij consumenten is dat in de regel twee jaar, en bij diensten en reizen vijf jaar. Herinner je je klant vóór het einde van de termijn aan de factuur, dan begint de verjaringstermijn opnieuw. Dit heet stuiten.

Stap 5 en 6: betalingsregeling of incasso

Ontdek eerst of de klant met een week uitstel kan betalen. Lukt dat niet, spreek dan een betalingsregeling af en zet die op papier. Leg vast dat de regeling vervalt zodra een afgesproken betaling uitblijft. Zo houd je de regie en voorkom je dat een geplande betaling stilletjes verdwijnt.

Helpt dat niet, dan kun je een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat inschakelen. Het verschil is belangrijk: een incassobureau stuurt brieven maar kan niemand dwingen te betalen. Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten en heeft meestal eerst een vonnis nodig voor beslaglegging. Een incasso-advocaat kan aanmaningen versturen, dagvaarden en een faillissement aanvragen. Een overzicht van wat zij mogen vind je op Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad), en de KVK geeft praktische tips over waar je op let bij een incassobureau (opent in een nieuw tabblad).

Als het misgaat: btw terugvragen en andere middelen

Wordt een factuur uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk betaald, dan heb je btw afgedragen over geld dat je nooit hebt ontvangen. Die btw kun je onder voorwaarden terugvragen. De Belastingdienst legt uit hoe dat werkt op de pagina over teruggaaf door oninbare vorderingen (opent in een nieuw tabblad).

Heb je goederen geleverd, dan zijn er daarnaast drie juridische middelen om je schade te beperken: eigendomsvoorbehoud, recht van reclame en verrekening. Eigendomsvoorbehoud werkt alleen als het in je algemene voorwaarden staat, en verrekening kan niet als je klant dat in zijn eigen voorwaarden heeft uitgesloten. Als laatste redmiddel kun je het faillissement van een klant aanvragen, of je vordering indienen bij de curator als hij al failliet is. Schakel daarvoor een gespecialiseerd adviseur in.

Voorkomen is goedkoper dan innen

De meeste winst zit niet in betere incasso, maar in minder incasso nodig hebben. Een paar maatregelen die veel bedrijven laten liggen:

• Maak facturen die direct kloppen en alle wettelijke gegevens bevatten. De KVK beschrijft hoe je een factuur maakt in vier stappen (opent in een nieuw tabblad), en de Belastingdienst somt de factuureisen (opent in een nieuw tabblad) op.
• Check de financiële situatie van nieuwe zakelijke klanten voordat je een groot bedrag op krediet levert.
• Leg in je algemene voorwaarden vast dat er geen volgende leveringen plaatsvinden zolang een eerdere factuur openstaat.
• Overweeg een kredietverzekering (opent in een nieuw tabblad) bij concentratie op een paar grote klanten.
• Heb je geld nodig vóórdat klanten betalen, kijk dan naar factuurfinanciering (opent in een nieuw tabblad) en weeg de kosten zorgvuldig af.
• Lees de tips van de KVK over je klant op tijd laten betalen (opent in een nieuw tabblad).

Zo past debiteurenbeheer in je liquiditeitsprognose

Een prognose die ervan uitgaat dat elke factuur precies op de vervaldatum binnenkomt, is te optimistisch. Reken per klant met de werkelijke betaaltijd en markeer facturen die al in aanmaning zitten als onzeker. Zo zie je weken vooruit waar een gat ontstaat en kun je bijsturen. Het koppelen van banktransacties aan facturen is hierbij het meeste handwerk; lees hoe je dat automatisch laat matchen in Exact Online, of waarom veel teams van Excel naar een cashflowtool overstappen.

Meer achtergrond over cashflow in het algemeen vind je in het cashflowoverzicht op Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad). Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies; raadpleeg bij grote vorderingen altijd een incasso-advocaat of je accountant.